Com o desafio crescente da mobilidade urbana, especialmente nas grandes cidades, cada vez mais empresas e colaboradores estão descobrindo as vantagens do home office. O assunto está tão em alta que, inclusive, ele fez parte da Reforma Trabalhista em 2017. Para uma empresa adotar o home office, aumentar a produtividade e a satisfação dos colaboradores que trabalham dessa forma, ela terá que abraçar os serviços em nuvem.

O cloud computing (computação em nuvem) é a base para o home office. Para que a sua companhia adote com sucesso a estratégia de ter parte da sua equipe (ou mesmo todos os seus colaboradores, dependendo do seu modelo de negócio) trabalhar de forma remota, você precisa investir em ferramentas, sistemas e dados que possam ser compartilhados e trabalhados por diversas pessoas em locais distintos e simultaneamente.

Porque as empresas estão adotando cada vez mais o home office

Cada vez mais pessoas e empresas estão adotando o home office. E isso não tem nada a ver com as pessoas não quererem trabalhar juntas. Com a virtualização dos dados e com o crescimento dos serviços em nuvem, hoje ninguém precisa mais se encontrar em um mesmo local para poder acessar a infraestrutura que antes só podia ser criada e fornecida dentro de uma empresa.

Internet popularizada, sistemas e dados disponíveis em qualquer dispositivo e local com as soluções em nuvem e, principalmente, cada vez mais pessoas preocupadas com a sua qualidade de vida fazem o home office ser uma realidade para muitas empresas, funcionários e, para os que não estão nesse sistema ainda, um sonho a ser alcançado.

Um indicativo dessa tendência crescente é a pesquisa feita a cada ano pela empresa de recrutamento Robert Half. No início de 2018, segundo essa pesquisa, 96% dos profissionais entrevistados são favoráveis ao trabalho home office.

De acordo com essa notícia publicada pelo site Money Report, os profissionais que trabalham ou gostariam de trabalhar em home office destacam o aumento da produtividade, a qualidade de vida e o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal como os principais atrativos dessa modalidade de trabalho.

A conta é simples: nas grandes cidades, dependendo onde o funcionário da empresa trabalha e o local em que ele reside, o tempo de deslocamento pode chegar a algumas horas por dia. Isso significa mais desgaste desse funcionário que, na prática, não precisaria estar passando por esse deslocamento.

Com as soluções em nuvem existentes no mercado atualmente, ele não apenas pode executar grande parte das suas funções remotamente como, também, participar de reuniões e de trabalho em equipe desde que ele tenha uma simples conexão de internet em casa.

Segundo essa matéria do jornal O Globo, um levantamento do economista Guilherme Vianna, um dos técnicos do projeto da Câmara Metropolitana do Rio de Janeiro, o custo do tempo gasto no deslocamento casa-trabalho-casa do carioca chegou a R$ 35,7 bilhões em 2014 – o equivalente a 8,1% do PIB da Região Metropolitana do Rio de Janeiro. Para chegar a esse cálculo, Vianna considerou que o tempo gasto no deslocamento desses trabalhadores – média de 52 minutos – poderia ser convertido em renda.

E a lógica do economista está correta. Um funcionário que trabalha em home office consegue trabalhar com maior efetividade durante as horas necessárias em cada dia e ainda tem mais tempo livre para se dedicar ao lazer, aos estudos, ao aperfeiçoamento profissional ou à família. Esse tempo dedicado para as atividades pessoais do funcionários, sem o estresse do deslocamento diário para o trabalho, também é convertido em maior satisfação pessoal, o que melhora o seu engajamento e comprometimento com a empresa.

Assim, o home office é o famoso ganha-ganha: a empresa que adota essa modalidade de trabalho ganha no aumento da produtividade, do engajamento e do comprometimento dos seus funcionários enquanto esses colaboradores ficam mais satisfeitos, conseguem equilibrar melhor a vida pessoal e profissional e apresentam uma entrega melhor para a companhia.

De acordo com o levantamento feito pelo economista Guilherme Vianna, o custo do tempo de deslocamento dos funcionários no Rio de Janeiro supera as perdas do PIB de Belém (6,6% do PIB), de São Paulo (6,2%), de Belo Horizonte (5,2%), de Salvador (5,2%), de Recife (4,6%), de Fortaleza (4,2%), de Porto Alegre (4%) e de Curitiba (4%). Avaliando os dados do país, Vianna estimou que a perda supera os R$ 232 bilhões por ano.

5 ferramentas e estratégias importantes para adotar o home office na sua empresa

Uma empresa que adota o home office ganha em atratividade e na retenção de talentos porque, como comentamos antes, 96% dos profissionais do mercado gostariam de trabalhar nesse sistema. Como nem todas as empresas ainda adotaram essa modalidade de trabalho, investir em home office pode ser um diferencial do mercado.

Mas para que o home office atenda bem tanto a sua empresa quanto satisfaça os seus colaboradores, a sua empresa precisa contar com as ferramentas corretas. O objetivo para o seu negócio, claro, é que todas as atividades e a produtividade que você teria com os seus colaboradores dentro da sua companhia sejam alcançados e, preferencialmente, superados pela experiência do trabalho em home office.

Para começar, a sua empresa precisa estar preparada para investir em soluções em nuvem. A migração para esse ambiente é simples e pode ser feita por empresas de todos os portes. O investimento será muito menor do que em uma infraestrutura de TI interna que precisa ser atualizada de forma constante e que demanda o trabalho de especialistas nessa área.

Com um serviço em nuvem você passa a ter uma infraestrutura atualizada e de ponta, juntamente com profissionais qualificados em manter essa infraestrutura sempre ajustada às necessidades da sua companhia, pagando apenas uma mensalidade por mês.

A infraestrutura em nuvem será a base para o trabalho home office da sua equipe porque ela permite que os sistemas e dados da sua companhia, como os sistemas de gestão (ERP), o CRM e os sistemas de comunicação possam ser acessados com segurança e de forma controlada de qualquer dispositivo e em qualquer local que tenha acesso à internet.

Com uma solução em nuvem implantada, sugerimos que a sua empresa fique atenta a alguns pontos para que os seus objetivos sejam alcançados. Seguem 5 dicas para você ter sucesso na implantação e no funcionamento do home office da sua companhia:

1. Tenha um sistema que possa ser acessado em qualquer tipo de navegador:

Invista em uma solução em nuvem que permita que todos os seus sistemas, inclusive aqueles mais antigos, possam ser acessados por qualquer navegador do mercado (Sim! A 2CLOUD consegue colocar aquele seu sistemas antigo no navegador!).

2. Invista em soluções de colaboração e de trabalho compartilhado:

Hoje, existem várias opções no mercado que possibilitam que as suas equipes trabalhem de forma integrada e simultânea. Entre as mais populares estão o Microsoft Office 365 e o Google G Suite, que comportam, entre outras aplicações, serviços de troca de e-mails, mensageria, agenda e arquivos.

3. Ofereça uma internet de qualidade para os seus colaboradores dentro de casa:

O fornecimento dessa infraestrutura deverá fazer parte do contrato de trabalho. Mais importante que ter uma internet rápida é que o seu colaborador tenha uma internet estável. Afinal, para a maior parte do trabalho dele, o seu funcionário não precisará de muita velocidade de dados, mas sim que o serviço esteja disponível durante o tempo necessário e sem interrupções ou quedas.

4. Tenha soluções que proporcionem segurança de dados:

Isso vale tanto para o trabalho local, dentro da sua empresa, quanto para o trabalho em home office. Invista sempre em soluções que tragam segurança para a gestão dos dados da sua empresa, como antivírus e soluções de controle de conteúdo e de arquivos.

5. Invista em soluções de controle de acesso e de dispositivos:

Se a sua empresa quer ter uma administração maior da produtividade dos seus funcionários, o ideal é que você invista em soluções de controle de acessos e de dispositivos. Existem produtos no mercado, atualmente, que permitem não apenas que você consiga restringir o acesso a sites indesejáveis no home office como também fazer o acompanhamento do “log” do dispositivo. Dessa forma, a sua empresa poderá acompanhar o histórico de acesso de cada usuário, monitorando os horários em que ele trabalhou, os sistemas que ela acessou e o histórico de sites e de dados que foram trabalhados por ele.